安徽南翔扶貧基金會檔案管理辦法

作者:[ ]發佈時間:[ 2019-11-12 ]點擊量:[ 316人次 ]

安徽南翔扶貧基金會檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 爲規範安徽南翔扶貧基金會(以下簡稱:基金會)檔案管理工作,特制定本辦法。

第二條 歸檔的文件材料必須按類別立卷,以年度爲線索。基金會在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料,都要按照本制度的規定,分別立卷歸檔。

第三條 項目部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整。結束後及時交行政部歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷燬。

 

第二章 檔案管理原則

第四條 全體工作人員應樹立檔案意識,凡反映基金會工作的一切有效資料和文字記錄都屬於基金會檔案應留存的歷史資料。

第五條 綜合管理部應建立、健全立卷歸檔制度,確立歸檔範圍、歸檔時間、保管期限。

第六條 綜合管理部要主動跟蹤各類檔案的生成過程,主動向有關方面和人員索要相應資料。

第七條 綜合管理部應保證檔案的真實、完整,及時主動收集、整理、認定。並按照具體工作需要,準確、及時地提供檔案服務。

 

第三章 檔案的收集管理

第八條 堅持部門收集、管理文件材料制度。

第九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度,根據本部門的業務範圍及當年工作任務,管理好平時文檔。

第十條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經部門主管批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門歸卷。

第十一條凡基金會繕印發出的公文一律由行政部統一收集管理。

第十二條 一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

第十三條 各部門對遺缺不全的檔案,採取不同措施,積極收集齊全;

 

第四章 歸檔範圍

第十四條 行政檔案:

1、上級主管部門及其他單位相關往來文件;

2、基金會制定的各種文件、辦公會記錄及通知;

3、基金會名義出具的請示、報告、函覆等文件;

4、專職、兼職人員的人事簡歷及相關資料;

5、基金會的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議紀要、統計報表等;

6、重要的會議材料,包括會議的通知、決議、會議紀要等;

7、基金會反映主要職能活動的報告、總結;

8、基金會與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料;

9、基金會的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第十五條 財務檔案

1、基金會日常支出財務報銷憑證、帳目、審批手續及報表;

2、捐贈收據等入帳單據;

3、預算計劃、審計報告、統計報表等重要財務文檔。

第十六條 項目檔案

1、項目建議書、項目概要、在申請時提供的輔證材料;

2、項目協議;

3、項目實施過程中各階段的報告;

4、項目管理過程記錄,包含各階段的檢查表;

5、項目實施過程交流材料;

6、項目評估的評定意見;

7、項目實施過程中的文字資料如會議速記等。

8、項目工作資料,如:扶貧救濟資料、項目管理資料

9、工作流程;

10、相關印刷品。

11、其他跟據項目檔案資料的實際情況按照存檔原則進行管理。

第十七條 傳播資料檔案

1、基金會各類物品製作及印刷品

2、媒體報道部門原件剪報

3、照片、影片、錄音、錄像、視頻等

4、階段性彙總歸檔材料

5、資助項目的傳播素材

 

第五章 立卷

第十八條 爲統一立卷規範,保證案卷質量,立卷工作由相關部門配合,行政部負責組卷、編目。

第十九條 案卷質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯繫,區別不同的價值,便於保管和利用。

第二十條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

 

第六章 檔案的銷燬

第二十一條 對已失效的檔案,認真鑑定,編制銷燬清冊,該清冊永久保存。

第二十二條 辦理銷燬手續,經祕書長批准,方能銷燬。

 

第七章 檔案借閱、利用工作

第二十三條 案卷一般僅供在基金會閱看,立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。

第二十四條 借閱期限不得超過兩個星期,到期歸還;如需再借,應辦理續借手續。

第二十五條 借閱檔案者應愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發現遺失或損壞,應及時報告主管領導。

第二十六條 外單位借閱檔案,應持有單位介紹信,經祕書長批准後方可借閱,且不得帶離基金會辦公室。

第八章 附 則

第二十七條 各部門應積極採用電腦信息系統對檔案進行管理,提高管理效率。

第二十八條 本辦法經安徽南翔扶貧基金會理事會審議通過,自印發之日起執行。